PI-02-06 - Stand: 01.07.2006

dns migriert Dokumenten- und Workflow-System nach Microsoft® SharePoint

Im Zusammenhang mit der Modernisierung der Systemlandschaft bei der Siemens Schweiz AG wurde die Ablösung des bestehenden Dokumenten- und Workflow-Systems erforderlich. Bei der Konzeptionierung einer neuen Lösung wurde besonderer Wert auf Skalierbarkeit und Integrationsfähigkeit gelegt. Einerseits sollten Daten aus Workflow-, CRM- und ERP-Systemen wechselseitig verknüpft werden können, andererseits sollte die Dokumentenverwaltung nahtlos mit der vorhandenen Microsoft® Anwendersoftware zusammenarbeiten.

Das Projekt startete im August 2005 mit einem Workshop in Zürich, bei dem kundenspezifische Geschäftsprozesse eingehend untersucht wurden. Auf dieser Grundlage wurde ein Prototyp entwickelt, der in mehreren Iterationsstufen von ausgewählten Mitarbeitern validiert wurde. Parallel dazu wurden in SharePoint Dokumentbibliotheken erstellt, mit prozesstypischen Attributen ausgestattet und angepasst.

Eine besondere Herausforderung stellte der Datenimport dar, der die reibungslose Ablösung des bisherigen Systems ohne Unterbrechung des laufenden Betriebs gewährleisten sollte. Mittels eines speziell entwickelten Import Werkzeugs, das die Datenbank des bestehenden Systems zuvor ausgelesen hatte, wurden mehrere tausend Webs erstellt und die vorhandenen Dokumente in die entsprechenden Bibliotheken importiert.

Fernando Granados, Head of Business Development bei Siemens in Zürich: "KISplus ist in der Vertriebssystematik der Siemens Schweiz AG von zentraler Bedeutung. Umso wichtiger war es für uns, einen Partner zu finden, der die organisatorischen Rahmenbedingungen eines multinationalen Unternehmens ebenso gut kennt wie SharePoint."

Vor der Einführung des Systems wurden insgesamt zehn dreistündige Anwenderschulungen mit jeweils 15 bis 20 Teilnehmern in Zürich und Lausanne durchgeführt. Bei einem abschließenden Zertifizierungstest hatten die Nutzer die Möglichkeit ein erstes Feedback zum neuen System abzugeben, das durchweg positiv ausfiel.